1. Layunin
Alinsunod sa patakaran sa wika ng Unibersidad, inaasahan na lalong huhusay ang mga publikasyon sa Filipino ng mga fakulti at REPS sa pamamagitan ng pagkilalang idudulot ng gawad.
2. Elijibiliti
Puwedeng inomina ang regular na fakulti o REPS na may publikasyon na sakop ng gawad.
3. Saklaw ng Gawad
3.1. Dalawa ang kategorya ng gawad at isa ang gantimpala sa bawat kategorya: Gawad para sa Malikhaing Panulat Gawad para sa Publikasyon ng Orihinal na Pananaliksik (sa anumang disiplina maliban sa malikhaing panulat)
3.2. Dapat inilathala ng prestihiyoso at respetadong publisher o lumabas sa refereed at kilalang dyornal ang nominadong publikasyon sa nakaraang taon. Halimbawa, kwalipikado para sa Gawad 2004 ang mga publikasyon sa 2003.
3.3. Hindi kasama ang mga publikasyon na inedit o isinalin mula sa ibang wika. Orihinal na akda lamang ang kwalipikado.
4. Halaga ng Gawad
Bawat gawad ay may halagang P110,000 kung ang pinakatanging publikasyon ay buong aklat, o P55,000 kung ito ay kabanata ng aklat o artikulo sa dyornal. Hahatiin ang gawad nang pantay-pantay sa mga may-akda. Ibibigay ang gawad tuwing taunang seremonya ng Academic Distinction.
5. Rekwayrment
Ang mga malikhain at orihinal na publikasyon ay isusumite sa OVPAA.
6. Kriterya
6.1. Dapat taga-UP ang awtor ng chapter o ng aklat.
6.2. Kailangang sakop ng disiplina o nasa larangan ng awtor ang chapter o aklat. Halimbawa, hindi tatanggapin ang isang tula kung sinulat ng faculty o REPS na wala sa larangan ng malikhaing pagsulat, maliban kung may sapat na katunayang dati nang seryosong praktisyoner ang awtor sa larangang ito ayon sa kapasyahan ng VPAA matapos ang konsultasyon sa mga kilalang literary figure.
6.3. Kailangang isang buong research o literary work ang chapter. Kung ang akda (hal., tula) ay sinipi sa o bahagi ng isang chapter o aklat na sinulat ng ibang awtor, hindi kwalipikado sa gawad ang siniping bahagi. Hindi rin kwalipikado ang ilang artikulo (hal., tribute sa isang kilalang tao, filler sa pagitan ng mga chapter). Ang VPAA ang susuri sa kwalipikasyon ng lahat ng artikulo ayon sa konsultasyon sa mga dalubhasa sa larangan.
6.4. Kailangang dumaan sa referee o review process ang chapter o aklat. Isasabmit kasama ng iba pang kailangang dokumento ang mga katibayan na dumaan sa review process ang publikasyon, tulad ng komento o komunikasyon mula sa (mga) reviewer at/o editor.
6.5. Hindi kwalipikado sa gawad ang mga aklat na inilathala ng mga foundation, ahensya ng gobyerno, NGO, professional society, international commission, at di akademikong publisher.
6.6. Para sa bagong update na aklat, ang magiging batayan ng petsa ng publikasyon ay ang petsa ng unang pagkalathala nito. Ito ay dahil sa ang layunin ng gawad ay kilalanin ang mga bagong kontribusyon sa karunungan. IV. Academic Distinction Program 4546 In Support of a Culture of Scholarship and Excellence: Faculty Development, Grants, and Awards
7. Proseso
7.1. Ang mga malikhain at orihinal na publikasyon ay isusumite sa VPAA.
7.2. Magbubuo ang Presidente ng komite upang suriin at piliin ang pinakatanging publikasyon sa bawat kategorya na siyang irerekomenda sa Presidente. Magtatakda ang komite ng nararapat na kriterya para sa ebalwasyon ng mga akda.
8. Dedlayn
Ang huling araw ng pagtanggap ng mga nominasyon sa OVPAA ay 31 Oktubre ng bawat taon.
